fbpx

Jak ustalać priorytety?

 w Aktualności
Jak ustalać priorytety? W ustalaniu priorytetów najbardziej pomogło mi zrozumienie, że lista rzeczy, z których należy zrezygnować, jest ważniejsza niż lista rzeczy do zrobienia!

Dziś podzielę się moim sposobem określania ważności zadań. Ponieważ jestem matką trójki dzieci, prowadzę swoją firmę EKSPERT, działam w kilku organizacjach, wypracowanie najlepszego rozwiązania było dla mnie kluczowe.

Jak ustalać priorytety?

Mi pomaga w tym tzw. matryca Eisenhowera. To narzędzie, które bierze pod uwagę dwa kryteria: kryterium ważności i kryterium pilności.

Sprawy ważne w matrycy Eisenhowera to te, które dotyczą naszych celów i wartości. Z tej perspektywy, wszystkie rzeczy, które nie zbliżają nas do naszych celów lub są sprzeczne z naszymi wartościami są nieważne.

(Np. Twoim najważniejszym celem na najbliższy miesiąc jest spędzanie większej ilości czasu ze swoim mężem. Planujecie wspólne wyjścia do miasta w każdy czwartkowy wieczór. I jeśli w czwartek, Twoja koleżanka ma doła i w tym samym czasie zaprasza Cię do siebie – to jej propozycja z perspektywy Twoich celów nie jest ważną sprawą. O tym, jak postąpić w tej sytuacji przeczytasz poniżej).

Pilność to kryterium odnoszące się do czasu. Analizując pilność zadań powinniśmy brać pod uwagę termin ich wykonania.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera

Jak czytać matrycę Eisenhowera?
I ćwiartka – zadania ważne i pilne
Realizowanie zadań z tej ćwiartki to tzw. gaszenie pożarów, czyli ogarnianie spraw na wczoraj.

Z realizacją tych zadań najczęściej związane są negatywne emocje takie, jak stres, poczucie winy, złość, a w dłuższej perspektywie: stres, wyczerpanie organizmu, frustracja, brak czasu dla siebie i dla bliskich, nieumiejętność wypoczynku.

Nie ma się czym martwić, jeśli te zadania stanowią 10% wszystkich zadań. Gorzej, gdy większość zadań staje się pilna. Koncentrując się na nich, rzadko myślimy w kategoriach strategicznych. Funkcjonujemy od zrywu do zrywu. Skutkuje to przypadkowością i brakiem własnych celów.

👉 Moja I rada jak ustalać priorytety
Pożary, czyli sprawy ważne i pilne, wykonuj osobiście, w pierwszej kolejności.
II ćwiartka  – zadanie ważne i niepilne
To zarządzanie samym sobą i swoimi celami.

Zadania w tej ćwiartce wynikają z długoterminowych celów. One są kluczowe w ustalaniu priorytetów. Ważne, by je zaplanować krok po kroku, dzieląc na mniejsze cele pośrednie z terminem wykonania. Trzymanie się tego planu skutkuje harmonią w życiu, większą pewnością siebie, wyższą automotywacją. Daje możliwość zaplanowania czasu na działanie, na rekreację, na rozwój osobisty, na budowanie relacji z innymi.

Co się dzieje, gdy nie planujemy naszych działań? Niezałatwione sprawy spiętrzają się i wpadają w ćwiartkę pożarów.

👉 Moja II rada jak ustalać priorytety
Planuj cele długoterminowe i dziel je na mniejsze cele pośrednie. Rób to w oparciu o technikę SMART, którą opisałam -> TU.
III ćwiartka – nieważne i pilne
To zarządzanie cudzymi priorytetami.

Często wykonując te zadania odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego. Jednak gdy przyjrzymy się temu bliżej, okazuje się, że realizujemy zadania istotne dla kogoś innego – nie dla nas.

Osobom, które realizują dużo zadań dla innych towarzyszy często: poczucie poświęcania się bez docenienia, frustracja, poczucie braku sensu, brak własnych celów. Wynika to z tego, że koncentrują się one na celach kogoś innego.

👉 Moja III rada jak ustalać priorytety
Cudze priorytety albo dziel z innymi, albo deleguj, albo wykonaj w innym terminie. Nie poświęcaj im zbyt wiele czasu.
IV ćwiartka – nieważne, niepilne
To pożeracze czasu, zwane złodziejami czasu.

Im więcej czasu będziemy poświęcać sprawom nieważnym i niepilnym, tym więcej będzie w naszym życiu pożarów. Pożeracze marnują nasz czas. W konsekwencji nie skupiamy się na naszej przyszłości, co w dalszej perspektywie wiąże się z uzależnieniem od innych, poczuciem bezsensu życia, a nawet depresją. Inni postrzegają nas jako: nieodpowiedzialnych i niezaradnych życiowo.

👉 Moja IV rada jak ustalać priorytety
Wyeliminuj ze swojego życia pożeracze czasu.

Korzystam z matrycy w tradycyjny sposób, tj. notuję to sobie wszystko w kalendarzu, a ważne zadania z II ćwiartki mam dodatkowe spisane na kartce i przyczepione do tablicy korkowej.

Jak ja ustalam moje priorytety?
  1. Każde zadanie analizuję biorąc pod uwagę kryterium pilności i ważności.
    Np. Kiedy okazuje się, że mój przegląd auta jest nieważny, sama dzwonię i umawiam się do stacji kontroli pojazdów.
    Kiedy planuję wydać bezpłatnego e-booka, żeby budować moją listę mailingową, w maju, wiem, że tekst musi być gotowy do połowy kwietnia. W kalendarzu rezerwuję czas na jego napisanie.
    Kiedy koleżanka prosi mnie o pomoc w organizacji 40 urodzin jej męża 12 kwietnia, odmawiam jej – wyjaśniając dlaczego.
    Ta impreza urodzinowa jest priorytetem jej, a nie moim.
  2. Zadanie, które jest pożarem wykonuję sama, w pierwszej kolejności.
  3. W przypadku zadania, które jest cudzym priorytetem, rozmawiam z osobą, dla której jest ono ważne. Wyjaśniam powód odmowy. Czasem jest możliwe przełożenie go na inny czas.
    Zdarza się, że nie każdy rozumie odpowiedź odmowną. Przyznam się, że w moim życiu był to test dla wielu relacji. Nie wszystkie go przeszły, ale zrozumiałam, że jestem szczęśliwa, wtedy, gdy postępuję w zgodzie z moimi wartościami i realizuję rzeczy, które są dla mnie ważne.
  4. Świadomie ograniczam pożeracze czasu. W tym bardzo pomogła mi praca w blokach czasowych. (Więcej o tej metodzie zarządzania czasem dowiesz się z mojego kilkuminutowego filmu > tu).
  5. Zawsze nagradzam się po zrealizowaniu najmniejszego celu, żeby moja automotywacja ciągle rosła. (O tym sposobie na niegasnącą motywację pisałam już kiedyś na blogu >> “Małe zwycięstwa”).

To moje sposoby na ustalanie priorytetów? Jeśli zarządzanie czasem jest Twoim wyzwaniem, wprowadź je w życie i daj mi znać, jakie zmiany nastąpiły u Ciebie.

A jeśli masz inną metodę ustalania priorytetów, podziel się z nią w komentarzu i pomóż tym, którzy chętnie z niej skorzystają.

Recommended Posts
Showing 34 comments
  • Patryk Tarachoń
    Odpowiedz

    Z małych czynności rodzą się te duże. Rezygnacja z niektórych jest najlepszym pomysłem?

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Dokładnie Patryk, wszak już kilka tysięcy lat temu Konfucjusz powiedział, że najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. I tak małymi kroczkami, małymi działaniami – osiągamy wielkie rzeczy. 🙂

  • Ania, Kęsy Codzienności
    Odpowiedz

    Fajnie odpisałaś, ale brakuje mi przykładów właśnie z Twojego życia: matki i przedsiębiorcy.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Dziękuję Aniu za Twoją uwagę. Obiecuję nadrobić to w drugiej części, gdy będę pisać o tym, jak ustalam kolejność realizacji celów. Serdecznie pozdrawiam! 🙂

  • Kinga Kulczycka
    Odpowiedz

    Bardzo przydatne i praktyczne narzedzie 🙂
    Osobiście szalenie je lubię 🙂

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Kinga, dziękuję za Twój komentarz. Ja też je lubię, matryca Eisenhowera wprowadziła duży ład w moim życiu. 🙂

  • Ewelina
    Odpowiedz

    Matryca Eisenhowera jest bardzo mi bliska, odkryłam ją stosunkowo niedawno i do tego miałam szkolenie w pracy z zarządzania czasem na jej podstawie – super sprawa 🙂

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Świetnie Ewelina, że korzystasz z matrycy i gratuluję Tobie, że nieustannie się rozwijasz i wdrażasz nową wiedzę. Serdecznie pozdrawiam.

  • Basia | Smart Nest
    Odpowiedz

    U mnie to bardzo wiele zmieniło w efektywności kiedy zaczęłam rozdzielać zadania na pilne, ważne i do zrobienia np. w ciągu tygodnia. Teraz szczególnie z małym dzieckiem potrzebuję zachowywać dużą elastyczność i to jest dla mnie klucz do realizacji celów.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Fajnie Basia, że tak dobrze sobie radzisz i godzisz różne zadania. Ważne, że masz listę rzeczy do zrobienia i gdy nawet coś pozmienia Twoje szyki, wiesz od czego zacząć ich realizację. Serdecznie Cię pozdrawiam, Asia

  • Natalia
    Odpowiedz

    Bardzo przydatne!

  • ula mamonik.pl
    Odpowiedz

    Czytałam już nie raz o tym sposobie, znam go w teorii. Z praktyką bywa różnie. Ale się nie poddaję 😉

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Podoba mi się Twoje waleczne nastawienie. 🙂 Trzymam kciuki za wypracowanie nawyku pracy z matrycą Eisenhowera. Serdecznie pozdrawiam!

  • Patryk Tarachoń
    Odpowiedz

    Będę musiał wypróbować. Pierwszy raz słyszę o tym.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Patryk, potestuj i daj mi znać. Mi matryca bardzo pomogła w ustalaniu priorytetów. Nie zawsze było to łatwe z uwagi na to, że dużo pracuję w domu, w którym ciągle jest coś do zrobienia. 🙂

  • Gosia
    Odpowiedz

    Bardzo ważna sprawa. Ułatwia wiele

  • Karola
    Odpowiedz

    Pożeracze czasu są najgorsze, a w zasadzie najgorsze to są wyrzuty sumienia, kiedy po zobaczeniu trzeciego odcinka serialu, uświadamiasz sobie, ile czasu straciłaś i co mogłaś ciekawego zrobić. 🙂

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      O tak! Zgadzam się, że pożeracze są najgorsze! Staram się je skutecznie eliminować i w moim życiu występują już raczej jako nagrody po działaniach. 🙂

  • Madka roku
    Odpowiedz

    Dziękuję, to bardzo przydatny wpis! Mam ostatnio poczucie, że gubię się w rzeczach do zrobienia. Niestety wiele z nich zalicza się do trzeciej ćwiartki, ale czuję się źle, kiedy kogoś rozczarowuję. W każdym razie, dobrze sobie uświadomić pewne fakty, nawet jeśli nie jestem w stanie nic z tym obecnie zrobić

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Cieszę się, że mogłam pomóc zdiagnozować, skąd bierze się Twój brak czasu. Życzę, żebyś wyszła z zadaniami na prostą. 🙂 Pozdrawiam, Joanna

  • Magda
    Odpowiedz

    Uczciwie powiem, że nie przepadam za matrycą Eisenhowera, uważam, że sporo komplikuje, ale jak najbardziej jest to jedna z technik więc na pewno komuś pomoże, bo temat to ważny.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Naprawdę?! Jestem zaskoczona, bo dla mnie ona – kilkanaście lat temu – była dużym odkryciem i bardzo pomaga mi do dziś w organizacji czasu. Magda, a co Tobie pomaga zarządzać sobą w czasie?

  • Karolina
    Odpowiedz

    Pożeracze czasu to moja zmora. Walczę z nimi, jednak ciągle wygrywają 😉

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Rozumiem, że to niełatwa walka, ale korzyści ze zwycięstw są ogromne. 🙂 A co jest Twoją największą “pożeraczową” zmorą?

  • Aleksandra
    Odpowiedz

    Dobry pomysł 😀 Słyszałam jeszcze o tym, by zrobić sobie listę i do każdego punktu dopisać wartość od 1-10 🙂

  • Marta
    Odpowiedz

    Matrycę znam, uczyłam się o tym na studiach. Ale nie miałam nigdy okazji używać jej do planowania zadań. Z domu wyniosłam automatyczne nadawanie ważności i priorytetów, potrafię sama się zorganizować tak, by zrobić wszystko co muszę i jeszcze mieć czas dla siebie 🙂 Muszę przyznać, że ta umiejętność bardzo się przydaje 🙂

  • Angela
    Odpowiedz

    Bardzo ciekawy i merytoryczny post. Żałuję,że dopiero teraz tutaj trafiłam. Mogłabym pewne rzeczy zrobić inaczej.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Angela, pamiętaj, że nigdy nie jest za późno na zmianę, czy na zastąpienie starych nawyków nowymi. 🙂

  • Koralina
    Odpowiedz

    ciągle muszę się tego uczyć, niestety nieplanowane rzeczy często spychają moje plany i priorytety na dalszy plan 😉

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Warto zacząć zmiany od jednej małej rzeczy, np. wprowadzić jeden nawyk o stałej porze i trzymać się go konsekwentnie. (Ja traktuję je jak spotkanie do lekarza, które jest nieprzekładalne. 🙂 )

pingbacks / trackbacks
  • […] Jestem w tym temacie ekspertem, bo obserwując otoczenie zauważam, że robię dużo więcej w tym samym czasie, co inni. Wyeliminowałam większość pożeraczy czasu i koncentruję się na priorytetach. […]

Zostaw komentarz

Skontaktuj się ze mną

Nie czytelny? Odśwież. captcha txt

Wpisz i kliknij enter

Jak zacząć wystąpienieJak angażować pracowników, by z oddaniem pracowali dla organizacji?