Jak ustalać priorytety?

Jak ustalać priorytety? W ustalaniu priorytetów najbardziej pomogło mi zrozumienie, że lista rzeczy, z których należy zrezygnować, jest ważniejsza niż lista rzeczy do zrobienia!

Dziś podzielę się moim sposobem określania ważności zadań. Ponieważ jestem matką trójki dzieci, prowadzę własną firmę “EKSPERT” i działam w kilku organizacjach, wypracowanie najlepszego rozwiązania było dla mnie kluczowe.

Jak ustalać priorytety?

Mi pomaga w tym tzw. matryca Eisenhowera. To narzędzie, które bierze pod uwagę dwa kryteria zadań: kryterium ważności i kryterium pilności.

Sprawy ważne w matrycy Eisenhowera to te, które dotyczą naszych celów. Z tej perspektywy, wszystkie rzeczy, które nie zbliżają nas do naszych celów są nieważne.

Pilność to kryterium odnoszące się do czasu. Analizując pilność zadań powinniśmy brać pod uwagę termin ich wykonania.

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera

Jak czytać matrycę Eisenhowera?

I ćwiartka – zadania ważne i pilne

Realizowanie zadań z tej ćwiartki to tzw. gaszenie pożarów, czyli ogarnianie spraw na wczoraj.

Z realizacją tych zadań najczęściej związane są negatywne emocje takie, jak stres, poczucie winy, złość, a w dłuższej perspektywie: stres, wyczerpanie organizmu, frustracja, brak czasu dla siebie i dla bliskich, nieumiejętność wypoczynku.

Nie ma się czym martwić, jeśli te zadania stanowią 10% wszystkich zadań. Gorzej, gdy większość zadań staje się pilna. Koncentrując się na nich, rzadko myślimy w kategoriach strategicznych. Funkcjonujemy od zrywu do zrywu. Skutkuje to przypadkowością i brakiem własnych celów.

Moja I rada jak ustalać priorytety

Pożary, czyli sprawy ważne i pilne, wykonuj osobiście, w pierwszej kolejności.

II ćwiartka  – zadanie ważne i niepilne

To zarządzanie samym sobą i swoimi celami.

Zadania w tej ćwiartce wynikają z długoterminowych celów. One są kluczowe w ustalaniu priorytetów. Ważne, by je zaplanować krok po kroku, dzieląc na mniejsze cele pośrednie z terminem wykonania. Trzymanie się tego planu skutkuje harmonią w życiu, większą pewnością siebie, wyższą automotywacją. Daje możliwość zaplanowania czasu na działanie, na rekreację, na rozwój osobisty, na budowanie relacji z innymi.

Co się dzieje, gdy nie planujemy naszych działań? Niezałatwione sprawy spiętrzają się i wpadają w ćwiartkę pożarów.

Moja II rada jak ustalać priorytety

Planuj cele długoterminowe i dziel je na mniejsze cele pośrednie. Rób to w oparciu o technikę SMART, którą opisałam -> TU.

III ćwiartka – nieważne i pilne

To zarządzanie cudzymi priorytetami.

Często wykonując te zadania odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego. Jednak gdy przyjrzymy się temu bliżej, okazuje się, że realizujemy zadania istotne dla kogoś innego – nie dla nas.

Osobom, które realizują dużo zadań dla innych towarzyszy często: poczucie poświęcania się bez docenienia, frustracja, poczucie braku sensu, brak własnych celów. Wynika to z tego, że koncentrują się one na celach kogoś innego.

Moja III rada jak ustalać priorytety

Cudze priorytety albo dziel z innymi, albo deleguj, albo wykonaj w innym terminie. Nie poświęcaj im zbyt wiele czasu. 

IV ćwiartka – nieważne, niepilne

To pożeracze czasu, zwane złodziejami czasu.

Im więcej czasu będziemy poświęcać sprawom nieważnym i niepilnym, tym więcej będzie w naszym życiu pożarów. Pożeracze marnują nasz czas. W konsekwencji nie skupiamy się na naszej przyszłości, co w dalszej perspektywie wiąże się z uzależnieniem od innych, poczuciem bezsensu życia, a nawet depresją. Inni postrzegają nas jako: nieodpowiedzialnych i niezaradnych życiowo.

Moja IV rada jak ustalać priorytety

Wyeliminuj ze swojego życia pożeracze czasu.

Jak ja ustalam moje priorytety?

  1. Każde zadanie analizuję biorąc pod uwagę kryterium pilności i ważności.
  2. Jeśli okazuje się być pożarem wykonuję je w pierwszej kolejności.
  3. Jeśli okazuje się być cudzym priorytetem kontaktuję się z osobą, dla której jest ono ważne i mówię, kiedy będę mogła je wykonać. Zazwyczaj wykonuję je po zrealizowaniu tego, co jest ważne z perspektywy moich celów.
  4. Świadomie ograniczam pożeracze czasu (media społecznościowe, nic nie wnoszące telefony czy surfowanie po necie).
  5. Zawsze nagradzam się po zrealizowaniu najmniejszego celu, żeby moja automotywacja ciągle rosła. (O tym sposobie na niegasnącą motywację pisałam już kiedyś na blogu >> “Małe zwycięstwa”).

To moje sposoby na ustalanie priorytetów? Jeśli zarządzanie czasem jest Twoim wyzwaniem, wprowadź je w życie i daj mi znać, jakie zmiany nastąpiły u Ciebie.

A jeśli masz inną metodę ustalania priorytetów, podziel się z nią w komentarzu i pomóż tym, którzy chętnie z niej skorzystają.

Recommended Posts
Showing 26 comments
  • Patryk Tarachoń
    Odpowiedz

    Z małych czynności rodzą się te duże. Rezygnacja z niektórych jest najlepszym pomysłem?

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Dokładnie Patryk, wszak już kilka tysięcy lat temu Konfucjusz powiedział, że najdłuższa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. I tak małymi kroczkami, małymi działaniami – osiągamy wielkie rzeczy. :)

  • Ania, Kęsy Codzienności
    Odpowiedz

    Fajnie odpisałaś, ale brakuje mi przykładów właśnie z Twojego życia: matki i przedsiębiorcy.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Dziękuję Aniu za Twoją uwagę. Obiecuję nadrobić to w drugiej części, gdy będę pisać o tym, jak ustalam kolejność realizacji celów. Serdecznie pozdrawiam! :)

  • Kinga Kulczycka
    Odpowiedz

    Bardzo przydatne i praktyczne narzedzie :)
    Osobiście szalenie je lubię :)

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Kinga, dziękuję za Twój komentarz. Ja też je lubię, matryca Eisenhowera wprowadziła duży ład w moim życiu. :)

  • Ewelina
    Odpowiedz

    Matryca Eisenhowera jest bardzo mi bliska, odkryłam ją stosunkowo niedawno i do tego miałam szkolenie w pracy z zarządzania czasem na jej podstawie – super sprawa :)

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Świetnie Ewelina, że korzystasz z matrycy i gratuluję Tobie, że nieustannie się rozwijasz i wdrażasz nową wiedzę. Serdecznie pozdrawiam.

  • Basia | Smart Nest
    Odpowiedz

    U mnie to bardzo wiele zmieniło w efektywności kiedy zaczęłam rozdzielać zadania na pilne, ważne i do zrobienia np. w ciągu tygodnia. Teraz szczególnie z małym dzieckiem potrzebuję zachowywać dużą elastyczność i to jest dla mnie klucz do realizacji celów.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Fajnie Basia, że tak dobrze sobie radzisz i godzisz różne zadania. Ważne, że masz listę rzeczy do zrobienia i gdy nawet coś pozmienia Twoje szyki, wiesz od czego zacząć ich realizację. Serdecznie Cię pozdrawiam, Asia

  • Natalia
    Odpowiedz

    Bardzo przydatne!

  • ula mamonik.pl
    Odpowiedz

    Czytałam już nie raz o tym sposobie, znam go w teorii. Z praktyką bywa różnie. Ale się nie poddaję 😉

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Podoba mi się Twoje waleczne nastawienie. :) Trzymam kciuki za wypracowanie nawyku pracy z matrycą Eisenhowera. Serdecznie pozdrawiam!

  • Patryk Tarachoń
    Odpowiedz

    Będę musiał wypróbować. Pierwszy raz słyszę o tym.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Patryk, potestuj i daj mi znać. Mi matryca bardzo pomogła w ustalaniu priorytetów. Nie zawsze było to łatwe z uwagi na to, że dużo pracuję w domu, w którym ciągle jest coś do zrobienia. :)

  • Gosia
    Odpowiedz

    Bardzo ważna sprawa. Ułatwia wiele

  • Karola
    Odpowiedz

    Pożeracze czasu są najgorsze, a w zasadzie najgorsze to są wyrzuty sumienia, kiedy po zobaczeniu trzeciego odcinka serialu, uświadamiasz sobie, ile czasu straciłaś i co mogłaś ciekawego zrobić. :)

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      O tak! Zgadzam się, że pożeracze są najgorsze! Staram się je skutecznie eliminować i w moim życiu występują już raczej jako nagrody po działaniach. :)

  • Madka roku
    Odpowiedz

    Dziękuję, to bardzo przydatny wpis! Mam ostatnio poczucie, że gubię się w rzeczach do zrobienia. Niestety wiele z nich zalicza się do trzeciej ćwiartki, ale czuję się źle, kiedy kogoś rozczarowuję. W każdym razie, dobrze sobie uświadomić pewne fakty, nawet jeśli nie jestem w stanie nic z tym obecnie zrobić

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Cieszę się, że mogłam pomóc zdiagnozować, skąd bierze się Twój brak czasu. Życzę, żebyś wyszła z zadaniami na prostą. :) Pozdrawiam, Joanna

  • Magda
    Odpowiedz

    Uczciwie powiem, że nie przepadam za matrycą Eisenhowera, uważam, że sporo komplikuje, ale jak najbardziej jest to jedna z technik więc na pewno komuś pomoże, bo temat to ważny.

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Naprawdę?! Jestem zaskoczona, bo dla mnie ona – kilkanaście lat temu – była dużym odkryciem i bardzo pomaga mi do dziś w organizacji czasu. Magda, a co Tobie pomaga zarządzać sobą w czasie?

  • Karolina
    Odpowiedz

    Pożeracze czasu to moja zmora. Walczę z nimi, jednak ciągle wygrywają 😉

    • Joanna Bogielczyk
      Odpowiedz

      Rozumiem, że to niełatwa walka, ale korzyści ze zwycięstw są ogromne. :) A co jest Twoją największą “pożeraczową” zmorą?

Zostaw komentarz